2010/03/26

Excel自動標記重覆、不重覆資料



最近在記錄解決問題的帳號,發現有些帳號會重覆出現,所以使用設定格式化的條件來red mark重覆資料,滿實用的,放上來提大家參考!

如下圖,重覆的資料會自動變成紅字:

作法:

1. 選取B欄(或是你要的欄位,甚至其中一格也可以,事後再複製格式到其他欄位即可),再點選格式裡的「設定格式化的條件」


2. 選「公式為」,輸入 「=COUNTIF(B:B,B1)-1」,意思是當資料值不等於0(資料有重覆)時,則將字體改為紅色,兩個步驟就完成了!


那想反過來,要將沒有重覆的資料標出來該怎麼做呢?

以下是我另一個幫同事做的Excel表,同事每天要比對交易所給的停資券資料,看那些是前一天沒有的,以往都是兩份資料印出來再人工註記,因位置常改變,人工比對不易,且容易出錯,所以我另外做個表格,讓同事十秒內就可以做出所要的報表!


作法很簡單,在A欄一樣使用「設定格式化的條件」,設公式為「=IF(A2<>"",COUNTIF($K:$K,A2)-1,"")」,意思是當A2欄有資料時,則比對K欄是否有A2的資料,沒有則底色設定為黃色。

同事只要將今日的證券代號放在A欄,再將昨天的證券代號放在K欄,Excel就會自動在A欄將沒有重覆的資料標記為黃色,馬上就能印出來交差了,簡單吧!